| Unidad de Administración |
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La Unidad
de Administración es un ente organizativo adscrito a la Dirección
del Instituto, encargada de planificar, dirigir, coordinar, controlar,
supervisar y evaluar las actividades administrativas de la Institución |
Estructura Interna de la Unidad |
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| La Unidad de Administración estará dirigida por un Jefe con experiencia y formación universitaria en el campo de la administración, quien será designado por el Director del Instituto La Jefatura de la Unidad también podrá ser desempeñada por miembros del Personal Académico de la Universidad, con una categoría no menor a la de Agregado, a Dedicación Exclusiva y debidamente calificado para ejercer las funciones correspondientes
Adquisiciones y Suministros.
Está encargada de la adquisición de los bienes y materiales requeridos por el Instituto y de la recepción, almacenaje, clasificación y distribución de los mismos. La Sección de Adquisiciones y Suministros está organizada internamente en: Servicio de Adquisiciones y Servicio de Suministros. Servicio de Adquisiciones. Es el encargado de la adquisición de los bienes y materiales requeridos por el Instituto Servicio de Suministros. Es el encargado de la recepción, clasificación y despacho de los materiales y equipos requeridos por el Instituto Contabilidad.
Es la encargada de realizar el registro contable generado por el movimiento diario de ingresos y egresos y elaborar los estados financieros respectivos. La Sección de Contabilidad está estructurada internamente en: Servicio de Registro y Análisis y Servicio de Bienes Nacionales. Servicio de Registro y Análisis. Es el encargado de registrar todo tipo de operación contable del Instituto. Servicio de Bienes Nacionales Es el encargado de llevar el control y registro permanente de todos los bienes muebles e inmuebles que conforman el patrimonio del Instituto . Ejecución Presupuestaria. Es la encargada de los registros correspondientes a la ejecución presupuestaria del Instituto, desde el punto de vista financiero. Sección de Mantenimiento y Servicios Generales. Es la encargada de garantizar a la Institución el buen funcionamiento de los servicios básicos, coordinar y supervisar las actividades correspondientes al mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, así como la custodia conservación y acondicionamiento de las instalaciones y bienes muebles que constituyen el patrimonio del Instituto. Servicio de Mantenimiento. Es
el encargado de coordinar, controlar y supervisar las actividades
correspondientes al mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo
que requieren las instalaciones, edificaciones, mobiliarios y equipos
del Instituto. Es el encargado de coordinar y supervisar los servicios generales requeridos por las diferentes dependencias del Instituto (transporte, portería, vigilancia, mensajería, aseo, servicios básicos y otros servicios). Servicio de Imprenta y Reproducción. Es el encargado de realizar
todas las actividades relacionadas con la impresión y reproducción
del material requerido para las funciones académicas y de
gestión universitaria. Actualmente estas actividades son
atendidas por una empresa externa contratada para tales fines. Es la encargada de controlar los ingresos que percibe el Instituto y de efectuar los trámites conducentes a la realización de los pagos provenientes de los compromisos y obligaciones contraídos por el mismo. La Sección está estructurada internamente en: el servicio de emisión y el servicio de caja. Servicio de Emisión. Es
el encargado de realizar las actividades y trámites relacionados
con la elaboración de documentos de pagos del Instituto. Es el encargado de cancelar los compromisos y obligaciones que se generen en el Instituto. En el se manejan dos Fondos: Fondo Rotatorio de Viáticos y Pasajes y Fondo Rotatorio de Caja Chica.
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Dentro de esta
gestión, 2003-2007 hasta ahora, podemos destacar algunos aspectos
muy relevantes en el desempeño de esta dependencia, cuyo propósito
y razón de ser es el apoyo efectivo y coordinado para y por la
actividad académica institucional.
La Unidad es un ente eminentemente técnico conformado por un conjunto de personas de alta calidad personal y profesional, con gran compromiso y sentido de pertenencia, cohesionado e integrado; que hoy disfrutan de los mejores espacios físicos y el máximo equipamiento, confort y dotación en toda la trayectoria de esta dependencia. A ella se le han efectuado en este lapso la mayor cantidad de incorporaciones, ascensos y reclasificaciones de personal administrativo y hoy cuenta el Instituto con el mayor número de obreros en toda su historia, con quines nos hemos esforzado muy especialmente para lograr su importante desempeño en la mayor armonía y respeto. Esta mejora en el clima organizacional mediante la atención de requerimientos básicos se ha efectuado dentro y por una gerencia creativa en acción, con un amplio sentido humano y de permanente puertas abiertas. El resultado natural de este proceso, nada fácil, ha sido sin lugar a dudas un avance significativo en la emisión de respuestas pertinentes, efectivas, eficientes y oportunas para toda la comunidad. Estrechándose la atención para el equipo directivo del Instituto y las Unidad Desarrollo y Bienestar Estudiantil, como responsables de proyectos presupuestarios, y con la comunidad institucional en general. En el transcurso de estos años se ha desarrollado, repetimos, una efectiva Gerencia con sentido humano que se maneja con criterios básicos de equidad, compromiso y justicia; que ha promovido conciencia en relación con la idea de la importancia de la Unidad y sus actividades, funciones y tareas dentro de la vida institucional. Se han desarrollado acciones que permitan auditar procesos, evaluar personal, evaluar Secciones, evaluar Responsables de Secciones, evaluar correspondencia entre Manual de Cargos, Estructura Organizativa de la Unidad y funciones-actividades y tareas desempeñadas por el personal adscrito. Se ha Desarrollado un proceso importante de integración y consolidación de la Unidad que ha permitido generar pertinencia y pertenencia institucional y mejoras significativas en la capacidad y calidad de respuestas. Se han establecido reuniones periódicas del Comité Técnico Asesor de la Unidad y de cuentas con los Responsables de cada una de las Secciones con el Jefe de la Unidad y se han efectuado los cambios, correctivos y reajustes que resultaron necesarios. Especial mención merece la automatización de todos los procesos de la Unidad. Se ejecutan acciones que han permitido garantizar el cabal cumplimiento del horario de trabajo establecido, incrementar el compromiso y la mística en el trabajo y la participación activa de cada uno de los miembros del personal adscrito en la toma de decisiones que respondan a criterios de oportunidad, eficacia y eficiencia. Se han establecido e implementado de forma rápida y sencilla algunas normas de procedimiento para las áreas más críticas de la Unidad una vez sometidas a consideración de las autoridades, mientras se efectúan e implantan los Manuales de Procedimientos requeridos. Se ha prestado atención especial y urgente a todos los procesos, las funciones, actividades y tareas que en opinión de los miembros de la Gerencia Institucional y de la comunidad en general representan nudos críticos por la insatisfacción que generan. Se ha desarrollado una efectiva campaña de información dentro de la Unidad de Administración sobre aspectos relevantes de la vida institucional. Se han desarrollado acciones para atender el proceso para la capacitación, el adiestramiento y la actualización del personal de acuerdo con las necesidades establecidas y las posibilidades institucionales reales. Resulta importante destacar las excelentes relaciones de coordinación con las Unidades de Planificación y Desarrollo y Personal, así como con miembros del personal de la Unidad de Informática lo cual ha repercutido en la fluidez de los procesos y la calidad de los mismos. Se puede afirmar que la Unidad de administración ha experimentado un cambio radical de gran importancia dentro de la vida institucional y que las metas establecidas para la gestión 2003-2007 por el ciudadano director decano del Instituto han sido alcanzadas y superadas ampliamente. Lo cual no excluye la atención permanente a las áreas más críticas dentro de la estructura interna y el esfuerzo y dedicación permanente dirigido a superar dificultades y optimizar procesos. Aun cuando en este momento el
desempeño colectivo de la Unidad ha cambiado radicalmente para
mejorar significativamente, nos mantenemos dentro de un proceso de evaluación
permanente que nos permite decir que seguimos trabajando para mejorar
cada día, garantizando la plena satisfacción de los usuarios
y conectarnos cada vez más con la esencia de nuestra misión
que no es otra que el soportar la actividad académica, nunca
perder la perspectiva que somos la dependencia de administración
de un instituto educativo a nivel superior y formador de docentes, punto
de partida para establecer criterios de racionalidad y equidad en la
administración de los recursos. |
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